Uno de los principales bancos de España nos pidió que encontráramos una solución para aumentar la eficiencia entre los empleados. Los equipos tenían dificultades de comunicación, la interacción entre los departamentos era baja y los procesos internos necesitaban optimización.
Utilizando una combinación de técnicas de Agile y Design Thinking, logramos descubrir algunas de las necesidades reales:
En primer lugar, queríamos encontrar una manera de conectar a los empleados. Entonces era importante darles fácil acceso a una plataforma en línea que contiene la documentación necesaria para responder a todas las preguntas relacionadas con el trabajo.
Además, dado el perfil de la industria y el hecho de que se trata de información sensible, una plataforma que garantice un alto nivel de seguridad es uno de los requisitos absolutos. En pocas palabras, la empresa necesitaba un entorno seguro para el trabajo en común, el intercambio de conocimientos y la comunicación informal.
Solución:
Nuestra solución fue construir un sistema de intranet que creara una organización ágil y moderna.
Queríamos capacitar a los empleados para que encontraran la información más fácilmente, eliminar los obstáculos y hacer que todo el proceso de trabajo fuera más eficiente.
Quién está haciendo qué:
Utilizamos Scrum para una mejor y más eficiente división del trabajo. Se entregaron regularmente versiones parciales del producto, priorizadas por el beneficio que aporta al destinatario. Por lo tanto, Scrum es especialmente adecuado para proyectos en entornos complejos, donde se necesitan resultados rápidos, donde los requisitos cambian o están mal definidos, y donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad son fundamentales.
El proyecto se dividió en 3 fases
Fase 1. Definición de la arquitectura de la intranet y diseño de UX/UI
Junto con el cliente, organizamos sesiones de co-creación para determinar cómo hacer que la experiencia con el nuevo producto sea lo más gratificante posible. Términos como funcionalidad, adaptabilidad al usuario y facilidad de uso ocupaban un lugar destacado en nuestra lista de prioridades.
La intranet debía ser fácil de usar, informativa, entretenida y reflejar los valores de la organización.
Algunas de las funcionalidades por las que hemos optado:
Creación y compartición de contenidos por parte de los miembros del equipo;
Posibilidad de colocar notas en el tablón de anuncios;
Evaluación de empleados y solicitud online;
Facilitar discusiones y foros;
Herramientas de gestión de proyectos.
Fase 2. Desarrollo y pruebas
Nuestro equipo de diseño de UX/UI probó el portal para comprobar si está totalmente optimizado para iOs y dispositivos móviles Android. También se probó en cuatro navegadores: IE9, Chrome 28, Firefox 23 y Safari 5.1.7. Las pruebas de usabilidad han sido realizadas por empleados reales para garantizar la calidad.
Fase 3. Definición de contenido
El contenido fue definido antes del lanzamiento de la plataforma. Después del lanzamiento, probamos para ver si las preferencias e intereses de los usuarios se alinean con la configuración de la plataforma recién creada.
Conclusión
Nuestra solución para construir una intranet que conectara a toda la organización marcó una diferencia significativa en la eficiencia general de la empresa: reducción significativa de costes, menor tiempo de respuesta y una mejor interacción con los clientes.
